La decisión que más condiciona el éxito de SharePoint en una organización se toma al principio: cómo se estructuran los sitios. Una buena estructura hace que la gente encuentre lo que busca; una mala genera sitios abandonados, permisos imposibles de seguir y usuarios que vuelven a la unidad de red. En el libro de SharePoint dedicamos capítulos a la navegación, la estructura y la creación de sitios; aquí tienes las claves del enfoque moderno.
Los dos tipos de sitio moderno
| Sitio de equipo | Sitio de comunicación | |
|---|---|---|
| Propósito | Colaborar: varias personas crean y editan contenido | Publicar: pocos autores, muchos lectores |
| Grupo de Microsoft 365 | Normalmente sí (y puede conectarse a Teams) | No |
| Diseño | Orientado a documentos y actividad | Orientado a páginas visuales, a ancho completo |
| Ejemplos | Proyecto “Lanzamiento 2027”, equipo de Finanzas | Intranet, portal de RR. HH., políticas de la empresa |
Una pregunta lo resuelve casi siempre: ¿quienes visitan el sitio van a crear contenido, o solo a leerlo? Si crean, sitio de equipo; si leen, sitio de comunicación.
El problema de los subsitios
Durante años, la práctica habitual fue crear un sitio raíz y, debajo, subsitios por departamento, y debajo de esos, más subsitios por proyecto. Ese modelo trae problemas conocidos:
- Reorganizar es casi imposible: cuando un departamento cambia de área, mover un subsitio con todo su contenido es una migración en toda regla.
- Permisos enredados: la herencia entre niveles se rompe aquí y allá hasta que nadie sabe quién ve qué.
- No encajan con Microsoft 365: los grupos de Microsoft 365 y Teams trabajan con sitios independientes, no con subsitios.
Arquitectura plana con sitios hub
Un sitio hub es un sitio que actúa como “paraguas” de otros. Los sitios asociados a un hub:
- Comparten una barra de navegación común, definida en el hub.
- Heredan el tema visual (colores y logo) del hub.
- Pueden mostrar en el hub sus noticias y su actividad agregadas.
- Se pueden encontrar con una búsqueda acotada al hub.
Lo importante: la asociación a un hub es una relación flexible. Si un área se reorganiza, basta con asociar sus sitios a otro hub; no hay que mover contenido.
Ejemplo: la intranet de una empresa mediana
Intranet (sitio de comunicación, establecido como sitio principal)
│
├── Hub "Personas" (sitio de comunicación)
│ ├── Recursos Humanos (comunicación: políticas, beneficios)
│ ├── Selección (equipo: candidatos, entrevistas)
│ └── Formación (comunicación: cursos)
│
├── Hub "Operaciones" (sitio de comunicación)
│ ├── Compras (equipo + Teams)
│ ├── Logística (equipo + Teams)
│ └── Calidad (equipo: procedimientos)
│
└── Hub "Proyectos" (sitio de comunicación)
├── Proyecto Alfa (equipo + Teams)
└── Proyecto Beta (equipo + Teams)
Todos son sitios independientes: el árbol es solo la asociación a los hubs.Navegación que la gente entiende
- Organiza por tareas, no por organigrama: “Pedir vacaciones” se encuentra antes que “RR. HH. > Administración de personal > Formularios”.
- Pocos niveles: dos niveles de menú suelen bastar. Si necesitas más, el contenido probablemente está mal agrupado.
- Etiquetas en el idioma del usuario: evita siglas internas que los nuevos empleados no conocen.
- Prueba con usuarios reales: pide a cinco personas que encuentren cinco cosas y observa dónde se pierden.
Errores comunes
- Un sitio gigante para toda la empresa con carpetas por departamento: imposible de administrar y de asegurar.
- Un sitio por cada pequeña necesidad sin gobierno: cientos de sitios huérfanos. Define quién puede crear sitios y con qué nomenclatura.
- Confundir hub con permisos: asociar un sitio a un hub no cambia quién puede verlo. Los permisos siguen siendo de cada sitio (ver permisos en SharePoint).
Estructura tu SharePoint desde el principio
El libro de SharePoint dedica capítulos a la navegación y estructura de la plataforma y a la creación de sitios y subsitios.
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