Una intranet que nadie visita es uno de los fracasos más comunes en proyectos de SharePoint. Casi nunca es un problema técnico: suele ser una página de inicio que muestra lo que la organización quiere contar en lugar de lo que la gente necesita encontrar. En el libro de SharePoint explicamos cómo construir páginas con web parts; aquí lo aplicamos al diseño de una intranet útil.
Anatomía de una página moderna
- Encabezado de título: el título de la página, con imagen opcional.
- Secciones: franjas horizontales con un diseño de columnas (una, dos, tres, un tercio a la izquierda o a la derecha) y un color de fondo opcional.
- Web parts: los bloques de contenido que colocas dentro de cada columna: texto, imágenes, noticias, documentos, listas…
Todo se edita en el navegador, arrastrando y soltando, y las páginas modernas se adaptan solas al móvil. Antes de publicar, la página se guarda como borrador; si la biblioteca de páginas tiene aprobación activada, alguien debe revisarla.
Los web parts que más vas a usar
| Web part | Para qué sirve |
|---|---|
| Noticias | Muestra las últimas publicaciones del sitio o de varios sitios |
| Vínculos rápidos | Accesos directos con iconos a herramientas y formularios |
| Eventos | Calendario de próximos eventos |
| Héroe (Hero) | Bloque visual destacado con varias tarjetas grandes |
| Biblioteca de documentos / Lista | Muestra una vista de una biblioteca o lista existente |
| Contenido resaltado | Muestra contenido filtrado automáticamente, por ejemplo los documentos más recientes de un tipo |
| Personas | Tarjetas de contacto de las personas clave de un área |
| Texto, imagen, vídeo incrustado | El contenido editorial de la página |
Cuando ninguno de los web parts de serie resuelve una necesidad, se puede desarrollar uno a medida con SharePoint Framework.
Diseñar la página de inicio de la intranet
Una estructura que funciona en muchas organizaciones, de arriba abajo:
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ VÍNCULOS RÁPIDOS: Vacaciones · Nóminas · Soporte TI · Salas │ ← lo que se usa a diario
├──────────────────────────────────────┬───────────────────────┤
│ NOTICIAS (las 4 más recientes) │ EVENTOS (próximos 5) │ ← lo que pasa
├──────────────────────────────────────┴───────────────────────┤
│ HÉROE: campaña o iniciativa del trimestre │ ← lo que la empresa quiere destacar
├──────────────────────────────────────┬───────────────────────┤
│ DOCUMENTOS CLAVE (políticas vigentes)│ ¿A QUIÉN PREGUNTO? │ ← referencia
└──────────────────────────────────────┴───────────────────────┘El orden importa: arriba lo que la gente busca por obligación cada día; así vuelve a la intranet y, de paso, ve las noticias.
Noticias: el corazón de la intranet
- Publica con regularidad: una intranet con la última noticia de hace tres meses transmite abandono.
- Distribuye la publicación: cada área publica en su propio sitio, y la página de inicio agrega las noticias de los sitios asociados al hub.
- Títulos concretos: “Nuevo horario de verano desde el 1 de diciembre” se lee más que “Comunicado de RR. HH.”.
- Imagen y resumen: el web part de Noticias muestra la imagen y la descripción; cuídalas.
- Mide: los análisis de uso del sitio y de cada página muestran visitas y tendencias. Úsalos para saber qué funciona.
Errores comunes
- Diseñar la intranet según el organigrama: la gente no busca “Dirección de Personas”, busca “pedir vacaciones”.
- Demasiados web parts en una página: si hay que desplazarse cinco pantallas, nadie llega al final.
- Contenido sin dueño: cada página y cada sección necesita un responsable que la mantenga actualizada.
- Imágenes pesadas: fotos de varios megas ralentizan la carga, sobre todo en el móvil.
Páginas que comunican
El libro de SharePoint enseña a personalizar páginas con web parts y, cuando no alcanza, con SharePoint Framework.
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