Si trabajas en una empresa que usa Microsoft 365, es muy probable que ya uses SharePoint todos los días sin saberlo: cada vez que abres un archivo en la pestaña “Archivos” de un canal de Teams, ese archivo vive en SharePoint. En el libro de SharePoint empezamos por entender qué es la plataforma y por qué conviene dominarla. Este artículo es ese punto de partida.
SharePoint en una frase
SharePoint es la plataforma de Microsoft para guardar, organizar, compartir y publicar la información de una organización. Combina un gestor documental, una herramienta para crear sitios web internos y un motor de listas y flujos de trabajo, todo con permisos, versiones y búsqueda integrados.
Para qué lo usan las empresas
- Intranet: el portal donde se publican noticias, políticas, formularios y enlaces a las herramientas internas.
- Gestión documental: contratos, procedimientos o documentación de proyectos con historial de versiones, metadatos y control de acceso.
- Colaboración en equipo: un sitio por proyecto o departamento donde varias personas editan los mismos documentos a la vez.
- Procesos internos: solicitudes de vacaciones, compras o soporte con listas y aprobaciones automáticas en Power Automate.
- Base de conocimiento: wikis y páginas de documentación fáciles de buscar.
Las piezas básicas: sitios, bibliotecas, listas y páginas
| Pieza | Qué es | Ejemplo |
|---|---|---|
| Sitio | Un espacio con su propia dirección, permisos y contenido | El sitio del departamento de Ventas |
| Biblioteca de documentos | Un contenedor de archivos con columnas, versiones y vistas | “Propuestas comerciales”, con columna “Cliente” |
| Lista | Una tabla de datos con formularios, como una hoja de cálculo con superpoderes | Registro de solicitudes de compra |
| Página | Contenido publicado, armado con secciones y web parts | La página de inicio de la intranet |
Todo lo demás (permisos, flujos, personalizaciones) gira en torno a estas cuatro piezas. Las vemos en detalle en bibliotecas y metadatos y en listas y Power Automate.
SharePoint Online vs SharePoint Server
| SharePoint Online | SharePoint Server | |
|---|---|---|
| Dónde funciona | En la nube de Microsoft, como parte de Microsoft 365 | En los servidores de tu organización |
| Actualizaciones | Continuas y automáticas | Las instala tu equipo de TI |
| Infraestructura | La gestiona Microsoft | Servidores, SQL Server y copias de seguridad propios |
| Integración con Teams y Microsoft 365 | Completa | Limitada |
| Cuándo tiene sentido | La gran mayoría de las organizaciones | Requisitos normativos o de aislamiento que exigen infraestructura propia |
La mayoría de las funciones nuevas (páginas modernas, integración con Teams, funciones de IA) llegan primero, o solo, a SharePoint Online. Por eso la mayor parte de esta serie se centra en la versión en la nube.
SharePoint dentro de Microsoft 365
- Teams: cada equipo de Teams tiene detrás un sitio de SharePoint donde se guardan sus archivos.
- OneDrive: usa la misma tecnología, pero para los archivos personales de cada usuario. Lo explicamos en SharePoint, OneDrive y Teams.
- Power Automate y Power Apps: automatizan procesos y crean aplicaciones sobre los datos de SharePoint.
- Microsoft Graph: la API que permite a otras aplicaciones leer y escribir en SharePoint.
Cómo empezar con buen pie
- Define para qué lo vas a usar antes de crear sitios: intranet, colaboración, procesos… Cada uso pide una estructura distinta.
- Diseña la estructura de sitios con una arquitectura plana y sitios hub (lo vemos en sitios, subsitios y hubs).
- Decide quién administra cada sitio y cómo se asignan los permisos.
- Migra con criterio: no copies sin más diez años de la unidad de red; aprovecha para ordenar y descartar.
- Forma a los usuarios: la adopción depende más de las personas que de la tecnología.
Domina SharePoint desde los fundamentos
El libro de SharePoint te guía desde la introducción a la plataforma hasta la administración avanzada de SharePoint Online y SharePoint Server.
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