En casi todas las empresas hay un proceso que vive en una hoja de cálculo compartida y una cadena de correos: solicitudes de compra, pedidos de vacaciones, altas de proveedores. Funciona hasta que dos personas editan la misma fila, alguien olvida responder o nadie sabe en qué estado está cada solicitud. En el libro de SharePoint enseñamos a resolverlo con listas y flujos de trabajo; aquí construimos un caso completo.
Por qué una lista y no una hoja de cálculo
- Formularios automáticos: cada lista tiene un formulario para crear y editar elementos, con validación de campos.
- Un registro por elemento: varias personas trabajan a la vez sin pisarse.
- Permisos e historial: sabes quién creó y modificó cada elemento, y cuándo.
- Automatización: cada alta o cambio puede disparar un flujo de Power Automate.
Las listas también están disponibles en la aplicación Microsoft Lists; por debajo, son la misma tecnología de SharePoint.
Paso 1: diseñar la lista
Creamos en el sitio del área de Compras una lista llamada Solicitudes de compra con estas columnas:
| Columna | Tipo | Notas |
|---|---|---|
| Título | Una línea de texto | Qué se quiere comprar |
| Importe | Moneda | Obligatoria |
| Justificación | Varias líneas de texto | Para qué se necesita |
| Aprobador | Persona | Responsable del área |
| Estado | Elección | Pendiente (predeterminado), Aprobada, Rechazada |
| Comentarios del aprobador | Varias líneas de texto | Los rellena el flujo |
Paso 2: el flujo de aprobación en Power Automate
Desde la lista, en Integrar → Power Automate → Crear un flujo, crea un flujo automatizado en la nube con estos pasos:
- Desencadenador “Cuando se crea un elemento”, apuntando al sitio y a la lista Solicitudes de compra.
- Acción “Iniciar y esperar una aprobación”, de tipo “Aprobar o rechazar: primero en responder”. Asignada a: el correo de la columna Aprobador. Título: el Título de la solicitud. Detalles: el Importe y la Justificación.
- Condición: si el resultado de la aprobación es igual a
Approve. - Rama “Sí”: “Actualizar elemento” con Estado = Aprobada y los comentarios de la respuesta; después, “Enviar un correo electrónico (V2)” al creador del elemento.
- Rama “No”: lo mismo, con Estado = Rechazada.
El aprobador recibe la solicitud por correo, en Teams y en el centro de aprobaciones de Power Automate, y puede responder desde cualquiera de ellos. El solicitante, por su parte, ve el estado actualizado en la lista sin preguntar a nadie.
Paso 3: estados con formato JSON
SharePoint permite cambiar cómo se ve una columna con un formato JSON, sin programar. Selecciona la columna Estado → Configuración de columna → Dar formato a esta columna → Modo avanzado y pega:
{
"$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json",
"elmType": "div",
"txtContent": "@currentField",
"style": {
"padding": "2px 10px",
"border-radius": "12px",
"font-weight": "600",
"color": "#ffffff",
"background-color": "=if(@currentField == 'Aprobada', '#107c10', if(@currentField == 'Rechazada', '#a80000', '#8a6d00'))"
}
}Cada estado aparece como una etiqueta de color: verde, rojo o ámbar. El mismo mecanismo sirve para resaltar importes altos o fechas vencidas.
Límites que conviene conocer
- Umbral de vista de 5.000 elementos: una lista puede tener muchísimos más elementos, pero una vista que filtra u ordena sobre más de 5.000 necesita que esas columnas estén indexadas. Crea los índices pronto, mientras la lista es pequeña.
- Columnas de búsqueda: una vista con demasiadas columnas de tipo búsqueda, persona o metadatos administrados puede fallar. Muestra solo las necesarias.
- Límites de Power Automate: los flujos tienen límites de ejecuciones y de acciones según la licencia. Para procesos de alto volumen, revísalos antes.
- Cuentas de servicio: si el flujo usa la conexión de una persona y esta deja la empresa, el flujo deja de funcionar. Para procesos críticos, usa una cuenta de servicio o comparte la propiedad del flujo.
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