“¿Lo subo a Teams, a OneDrive o a SharePoint?” es probablemente la pregunta más repetida en cualquier empresa que adopta Microsoft 365. La confusión tiene sentido: las tres herramientas muestran archivos, se parecen y están conectadas. En el libro de SharePoint explicamos cómo compartir y colaborar en documentos dentro de este ecosistema; aquí tienes una guía práctica para decidir.
Tres herramientas, tres propósitos
| OneDrive | Teams | SharePoint | |
|---|---|---|---|
| Para qué es | Mis archivos de trabajo | Conversar y trabajar en equipo | El contenido del equipo y de la organización |
| Dueño | Una persona | Los miembros del equipo | El sitio y sus propietarios |
| Si la persona deja la empresa | Sus archivos se eliminan tras un período de retención | Los archivos siguen en el equipo | El contenido permanece |
| Ideal para | Borradores, notas, documentos personales | Archivos de un canal, chat, reuniones | Documentación oficial, intranet, procesos |
Lo que pasa “por debajo” de Teams
Cuando creas un equipo en Teams, Microsoft 365 crea automáticamente un grupo y un sitio de equipo de SharePoint. Cada canal estándar corresponde a una carpeta dentro de la biblioteca “Documentos” de ese sitio. Los archivos que compartes en un chat privado, en cambio, se guardan en el OneDrive de quien los compartió.
Consecuencias prácticas:
- Desde la pestaña “Archivos” de un canal puedes abrir el sitio de SharePoint y usar todo lo que ofrece: columnas de metadatos, vistas, flujos.
- Los permisos de los archivos del equipo dependen de quién es miembro del equipo.
- Un archivo enviado por chat “desaparece” de la vista del equipo si su autor deja la empresa y su OneDrive se elimina. Lo importante debe vivir en el canal, no en el chat.
Dónde guardar cada archivo
- ¿Solo lo uso yo, o es un borrador? → OneDrive.
- ¿Lo estamos trabajando ahora con mi equipo? → el canal de Teams (es decir, el sitio de SharePoint del equipo).
- ¿Es la versión oficial que debe consultar toda la organización (una política, un procedimiento, una plantilla)? → un sitio de comunicación de SharePoint, con permisos de lectura para todos.
- ¿Tiene que sobrevivir a mi salida de la empresa? → nunca solo en OneDrive.
Compartir: los tipos de enlace
Al pulsar “Compartir” en SharePoint u OneDrive puedes generar distintos tipos de enlace. Elegir bien es la diferencia entre colaborar y filtrar información:
| Tipo de enlace | Quién puede abrirlo | Úsalo para |
|---|---|---|
| Cualquiera con el vínculo | Cualquier persona que lo tenga, sin iniciar sesión (si el administrador lo permite) | Contenido realmente público. Con precaución. |
| Personas de la organización | Cualquier empleado que tenga el enlace | Material interno no confidencial |
| Personas con acceso existente | Solo quien ya tenía permiso | Enviar la ubicación a un compañero sin ampliar el acceso |
| Personas específicas | Solo las personas que indiques | Información sensible, invitados externos |
Además, cada enlace puede ser de visualización o de edición, y en muchos casos con fecha de caducidad. Los administradores pueden definir qué tipos están permitidos y cuál es el predeterminado; lo tratamos en permisos y seguridad.
Coautoría en tiempo real
Varias personas pueden editar el mismo documento de Word, Excel o PowerPoint a la vez, viendo los cambios de los demás. Para que funcione bien:
- Abrid el documento desde su ubicación en SharePoint o Teams, no una copia descargada o enviada por correo.
- Evita la desprotección (check-out) en esas bibliotecas: bloquea la edición simultánea.
- Usa los comentarios y las menciones (@nombre) dentro del documento en lugar de reenviar versiones por correo.
- Si algo sale mal, el historial de versiones permite volver atrás.
Colaboración en tiempo real, con orden
El libro de SharePoint explica cómo compartir documentos, colaborar con múltiples usuarios e integrar SharePoint con Teams, OneDrive y Power Apps.
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