“Está en la nube, así que Microsoft hace las copias de seguridad” es una frase que se repite mucho y que es solo verdad a medias. Microsoft protege la plataforma frente a fallos de hardware o de un centro de datos, pero no decide por ti qué hacer si un usuario borra una carpeta entera, si un script masivo sobrescribe metadatos o si un ransomware cifra los archivos sincronizados. En el libro de SharePoint dedicamos un capítulo a las copias de seguridad y la recuperación; aquí tienes el mapa de opciones.
Responsabilidad compartida
| Microsoft se encarga de | Tu organización se encarga de |
|---|---|
| La disponibilidad del servicio y la redundancia de los datos entre centros de datos | Configurar versiones, retención y permisos |
| La recuperación ante fallos de su infraestructura | Recuperarse de errores de usuarios, scripts o atacantes |
| Ofrecer herramientas de recuperación | Conocerlas, probarlas y tener un plan |
En SharePoint Server, la responsabilidad es completamente tuya: copias de seguridad de las bases de datos de contenido en SQL Server, de la configuración de la granja y de las personalizaciones, con pruebas periódicas de restauración.
Las capas de recuperación
- Historial de versiones: restaura la versión anterior de un documento sobrescrito o dañado. Es la herramienta más rápida y la que más se usa (ver bibliotecas y versiones).
- Papelera de reciclaje: los elementos eliminados pasan a la papelera del sitio y, cuando se vacía, a una segunda fase que solo ven los administradores de la colección de sitios. En SharePoint Online, un elemento puede recuperarse durante 93 días desde que se eliminó.
- Restaurar una biblioteca: devuelve toda una biblioteca de documentos al estado en que estaba en un momento de los últimos 30 días. Ideal tras un borrado masivo o un ataque de ransomware.
- Restaurar un sitio eliminado: los sitios borrados pueden recuperarse desde el centro de administración de SharePoint durante 93 días.
- Directivas de retención: conservan el contenido aunque los usuarios lo eliminen, el tiempo que tu organización defina.
- Copia de seguridad dedicada: Microsoft 365 Backup o soluciones de terceros, para restauraciones rápidas a gran escala o para guardar copias fuera del tenant.
Qué usar en cada escenario
| Escenario | Herramienta |
|---|---|
| Alguien sobrescribió un Excel con datos erróneos | Historial de versiones |
| Un usuario borró un archivo la semana pasada | Papelera de reciclaje |
| Se borró una carpeta con 3.000 archivos | Papelera (restaurar en bloque) o restaurar la biblioteca |
| Un ransomware cifró los archivos sincronizados | Restaurar la biblioteca a un momento previo al ataque |
| Se eliminó un sitio entero por error | Restaurar el sitio desde el centro de administración |
| Un archivo eliminado hace un año es necesario para un litigio | Directiva de retención (si estaba configurada) |
Directivas de retención
Las directivas de retención se configuran en Microsoft Purview y se aplican a sitios completos o a contenido etiquetado. Por ejemplo: “conservar durante 7 años todos los documentos del sitio de Contabilidad”. Si un usuario borra o modifica un documento afectado, SharePoint guarda una copia en una biblioteca oculta (la biblioteca de suspensión para conservación), invisible para el usuario pero recuperable por los administradores y localizable con las herramientas de búsqueda de cumplimiento.
La retención no es solo una red de seguridad: muchas normativas exigen conservar ciertos documentos durante años, y también eliminarlos cuando ya no deben guardarse.
Tu plan de recuperación
- Inventario: qué sitios son críticos para el negocio y cuánto tiempo pueden estar indisponibles.
- Configuración preventiva: versiones activadas, retención en los sitios críticos y permisos revisados.
- Procedimientos escritos para cada escenario de la tabla anterior, con responsables.
- Pruebas: una vez por trimestre, restaura algo real en un sitio de pruebas. Un plan que nunca se probó es una suposición.
- Revisión de plazos: si los 93 días de la papelera o los 30 de restauración no alcanzan para tu organización, evalúa una copia de seguridad dedicada.
Un plan de recuperación antes de necesitarlo
El libro de SharePoint dedica un capítulo a configurar copias de seguridad y planes de recuperación, junto con estrategias de escalabilidad y rendimiento.
Comprar en Amazon